Таблица учёта товаров в Excel: готовый шаблон и формулы

Содержание:

• Скачать готовую таблицу
• Какие столбцы нужны
• Приход, расход и остаток: формулы
• Как открыть шаблон в Excel и Google Таблицах
• Как загрузить таблицу в Смарт Торг
• Ошибки таблиц учёта
• Когда переходить на программу

Скачать готовую таблицу Excel для учёта товара

Мы подготовили шаблон, с которого удобно начать. Это таблица для ведения учёта товара по одной вещи в строке: у каждой вещи свой код, название, склад, закупочная цена и цена продажи, а когда вещь продана, рядом пишутся статус, дата и сумма продажи. В файле семь строк-примеров (одежда и аксессуары), их можно стереть и вписать свои товары.

Почему CSV, а не файл Excel: CSV открывается любой табличной программой и одинаково читается на любом компьютере. Чтобы работать с формулами и оформлением, после открытия сохраните таблицу как книгу Excel (.xlsx), а CSV держите как копию для загрузки.

Какие столбцы нужны в таблице учёта товаров

Ниже столбцы шаблона. Первые пять описывают саму вещь, последние три заполняются, когда она продана.

Если вам нужны свои столбцы, например «Поставщик», «Размер» или «Примечание», добавляйте их справа. При загрузке в Смарт Торг лишние столбцы просто не используются.

Как вести приход, расход и остаток: формулы

Учёт товара в Excel ведут двумя способами, и формулы у них разные.

Поштучная таблица (как в шаблоне)

Одна строка это одна вещь. Приход означает новые строки, продажа означает статус «продан» с датой и суммой. Так устроен и учёт в Смарт Торге, поэтому шаблон сделан именно так. Итоги считают функции с условиями. Например, если данные на листе «Товары», а формулы на отдельном листе «Итоги»:

• сколько вещей в наличии на складе: =СЧЁТЕСЛИМН(Товары!C:C;"Основной склад";Товары!F:F;"в наличии");
• сколько денег в товаре по закупке: =СУММЕСЛИМН(Товары!D:D;Товары!F:F;"в наличии");
• выручка за ноябрь 2026: =СУММЕСЛИМН(Товары!H:H;Товары!G:G;">="&ДАТА(2026;11;1);Товары!G:G;"<"&ДАТА(2026;12;1)).

Таблица по количеству: список и журнал движения

Если одинаковых вещей много и вы считаете их штуками, удобнее два листа. На листе «Список» по строке на товар: код, название, цена. На листе «Журнал» по строке на каждую операцию: дата, код, приход, расход.

Таблица выше показывает смысл записей. В самом журнале их удобно разнести по столбцам: A дата, B код, C название, D приход, E расход. Тогда остаток по товару из ячейки A2 листа «Список» считается так: =СУММЕСЛИ(Журнал!B:B;A2;Журнал!D:D)-СУММЕСЛИ(Журнал!B:B;A2;Журнал!E:E). В примере выше получится 7 штук: 10 пришло, 2 продано, 1 списана. Протяните формулу вниз на все товары списка.

Два правила, которые избавят от большинства сбоев: не пишите итоговые строки внутри списка товаров (держите итоги на отдельном листе) и ссылайтесь на целые столбцы, как в примерах, тогда новые строки сразу попадают в расчёт.

Как открыть шаблон в Excel и Google Таблицах

Excel

1. Скачайте файл и откройте его двойным щелчком. В русской версии Windows таблица сразу разложится по столбцам.
2. Если всё оказалось в одном столбце, создайте пустую книгу и выберите «Данные» → «Из текста/CSV». Укажите кодировку «65001: Юникод (UTF-8)» и разделитель «точка с запятой».
3. Сохраните рабочую копию как «Книга Excel (.xlsx)», чтобы не потерять формулы и оформление.

Google Таблицы

1. Создайте таблицу и выберите «Файл» → «Импортировать» → «Загрузка», затем выберите скачанный файл.
2. Тип разделителя оставьте определяться автоматически. Если столбцы не разделились, укажите свой разделитель: точку с запятой.
3. Чтобы потом загрузить таблицу в Смарт Торг, скачайте её через «Файл» → «Скачать» → «CSV».

Как загрузить таблицу в Смарт Торг

Когда таблица готова, перенести её в программу учёта можно за несколько минут.

1. Зарегистрируйтесь в веб-кабинете по коду из письма. Первый склад создаётся при регистрации, по умолчанию он называется «Основной склад». Остальные склады и магазины добавьте в настройках.
2. Проверьте таблицу: в столбце «Склад» названия как в Смарт Торге, цены числами без знака рубля, в списке только вещи в наличии (проданные строки удалите или отфильтруйте).
3. Сохраните таблицу в CSV. В Excel: «Файл» → «Сохранить как», тип файла «CSV UTF-8» (подойдёт и обычный CSV). Сохраняется только открытый лист, поэтому перед сохранением перейдите на лист с товарами.
4. В кабинете откройте «Товары» и нажмите значок загрузки «Загрузить товары из файла» (он же есть в настройках). Выберите файл и склад по умолчанию.
5. Проверьте, какие столбцы Смарт Торг взял для кода, названия, цен и склада (у шаблона он находит их сам), и посмотрите первые строки.
6. Нажмите «Загрузить». В конце будет видно, сколько товаров загружено и какие строки пропущены с причиной. Оттуда же можно сразу перейти к печати этикеток.

Что важно знать о загрузке:

• Загружать товары может администратор аккаунта.
• Строка без названия или без цены продажи не загрузится. Цены округляются до рубля, пробелы в числах и запятая в копейках допустимы.
• Код в аккаунте уникален: строки с кодами, которые уже есть, пропускаются. Если загрузить тот же файл повторно, строки без кода создадут вещи заново, поэтому лучше сразу дать каждой вещи код.
• Строка со складом, которого нет в Смарт Торге, пропускается с причиной «нет склада». Исправьте название в таблице и загрузите эти строки ещё раз.

Подробнее о загрузке и выгрузке файлов в справке: Загрузка товаров из CSV.

Ошибки таблиц учёта товаров

• Затирание данных. Одно неверное движение мышью, и цена или статус перезаписаны. В таблице не видно, что было до правки.
• Несколько продавцов. Файл на одном компьютере недоступен второй точке, а общий доступ в облаке означает, что любой может случайно изменить или удалить чужие строки.
• Нет истории. Таблица не отвечает на вопросы «кто продал эту вещь» и «когда поменяли цену». При недостаче разобраться не по чему.
• Формулы ломаются. Вставили строку выше диапазона, вписали число как текст, скопировали формулу со сдвигом, и остатки тихо считаются неверно.
• Excel портит данные. Коды из цифр теряют нули, длинные штрихкоды превращаются в 4,6E+12, а размеры вроде «1/2» могут стать датой.
• Нет связи с полкой. Чтобы найти вещь в таблице, её нужно искать по названию. Сканировать этикетку и сразу видеть товар таблица не умеет.

Когда переходить с таблицы на программу

Эксель таблица для учёта товаров хорошо работает, пока её ведёт один аккуратный человек. Пора переходить на программу, если узнали себя хотя бы в двух пунктах:

• продают несколько человек или появилась вторая точка;
• продажи вносятся в таблицу в конце дня по памяти или не вносятся вовсе;
• инвентаризация по таблице занимает целый день, а расхождения не удаётся объяснить;
• товаров столько, что поиск по названию стал медленным;
• хочется видеть продажи и остатки с телефона, не открывая файл.

В Смарт Торге те же данные, что в шаблоне, но остатки, продажи и отчёты считаются сами. Продавец сканирует этикетку камерой телефона, у каждой вещи есть история, а инвентаризация идёт сканированием по полкам. Сервис бесплатный, а товары из таблицы загружаются одним файлом. Как устроен учёт целиком, читайте в статье Как вести учёт товаров в магазине, о кодах и этикетках в статье Как сделать штрихкод для товара, а обо всех функциях для склада на странице Складской учёт.