Как вести учёт товаров в магазине: пошаговый план для маленького магазина

Содержание:

• Зачем нужен учёт товаров
• Что учитывать: шесть операций
• Журнал, Excel или программа
• План запуска учёта в маленьком магазине
• Если ведёте учёт вручную
• Типичные ошибки
• Учёт товаров для ИП и бухгалтерия
• Как это устроено в Смарт Торге

Зачем нужен учёт товаров в магазине

Пока магазин маленький, кажется, что всё и так помнишь. Но уже при сотне позиций память начинает подводить, а с появлением продавца вопросы «где та куртка» и «почему в кассе меньше, чем должно быть» становятся ежедневными. Учёт нужен не для отчётности, а для решений.

• Недостачи видны сразу, а не через полгода. Если в учёте числится 40 вещей, а на полке 37, вы узнаете об этом на ближайшей сверке и сможете разобраться, пока все помнят, что происходило.
• Понятно, что продаётся. Учёт продаж показывает, какие товары уходят за неделю, а какие лежат с прошлого сезона. Это прямая подсказка, что заказывать снова, а что отдавать со скидкой.
• Видно, сколько денег в товаре. Сумма остатков по закупочным ценам показывает, сколько оборотных денег заморожено на полках. Сумма по ценам продажи показывает, сколько можно выручить.
• Спокойнее с сотрудниками. Когда каждая продажа и каждое перемещение записаны, спорных ситуаций меньше, а доверие к продавцам строится на цифрах.

Что учитывать: шесть операций

Любой учёт товаров, от тетради до программы, сводится к одним и тем же операциям. Если записывать все шесть, остаток всегда можно проверить.

Главное правило: остаток не пишут «на глаз». Он получается из остальных записей: было, плюс приход и возвраты, минус продажи, перемещения на другую точку и списания. Если посчитанный остаток не совпал с полкой, это и есть недостача или ошибка в записях.

Журнал, Excel или программа учёта товаров

Способов вести учёт три, и каждый хорош на своём этапе. Начинать с тетради нормально, важнее начать вообще.

Бумажный журнал учёта товара

Самый простой старт: толстая тетрадь или готовый журнал учёта товара с графами. Подходит, когда товаров немного, продаёте вы сами и не нужно смотреть цифры удалённо. Минус в том, что остатки и выручку приходится складывать вручную, а найти запись месячной давности долго.

Таблица в Excel или Google Таблицах

Следующий шаг: таблица с товарами, приходом и продажами, где формулы сами считают остатки. Таблица бесплатна и гибка, но легко ломается: случайно стёртая строка, формула, которая не захватила новые записи, два продавца, правящие файл одновременно. Как устроить таблицу правильно и где взять готовый шаблон, рассказываем в статье Таблица учёта товаров в Excel.

Программа учёта товаров

Программа записывает каждую операцию сама и не даёт её «потерять». Продавец сканирует этикетку, программа меняет остаток, пишет продажу в отчёт и запоминает, кто её провёл. Хорошая программа учёта товаров не требует отдельного компьютера: хватает телефона.

Как вести учёт товара в маленьком магазине: план на неделю

Ниже порядок, который работает для магазина одежды, аксессуаров или подарков на одну или две точки. Его можно пройти за несколько вечеров.

1. Сделайте опись остатков. Перепишите всё, что лежит в магазине и на складе: название, размер или цвет, закупочную цену и цену продажи, где лежит. Начинайте с одной полки и доводите её до конца, чтобы не путаться, что уже посчитано.
2. Дайте каждой вещи код и этикетку. Код связывает вещь на полке с записью в учёте. Если на товаре есть заводской штрихкод, используйте его, если нет, придумайте свой (например, OD-10001 для одежды и AC-20001 для аксессуаров) и наклейте этикетку. Как сделать штрихкод и напечатать этикетки, смотрите на странице Этикетки и штрихкоды.
3. Внесите опись в учёт. Это и будут стартовые остатки. Всё, что происходит дальше, записывается как приход, продажа, возврат, перемещение или списание.
4. Договоритесь о правилах с продавцами. Каждая продажа отмечается сразу, а не в конце дня. Скидка записывается фактической ценой. Возврат оформляется возвратом, а не «тихо кладётся на полку». Вещи между точками перевозятся только с записью о перемещении. Испорченный товар списывается с причиной.
5. Сверяйтесь регулярно. Первая сверка через неделю после старта покажет, где правила не работают. Дальше полная инвентаризация раз в месяц или квартал и выборочная проверка дорогих товаров чаще. Подробно о сверке в статье Как провести инвентаризацию в магазине.

Как вести учёт товара в магазине вручную

Если пока решили вести учёт в тетради, несколько правил сделают его надёжнее:

• Пронумеруйте страницы и ничего не вырывайте. Ошибку зачёркивайте одной линией и пишите рядом верное значение.
• Ведите отдельные разделы: приход, продажи, возвраты и списания, перемещения. Так проще подводить итоги.
• Пишите код вещи в каждой записи, а не только название: «футболка белая» в магазине может быть пять разных.
• В конце дня подводите итог продаж и сверяйте его с деньгами в кассе и переводами.
• Раз в неделю выводите остатки по разделу прихода и продаж и проверяйте хотя бы одну полку.

Когда в журнале становится тесно, перенесите его в таблицу: те же колонки, но остатки считают формулы. А когда таблицей начинают пользоваться несколько человек, пора на программу.

Типичные ошибки в учёте товаров

• Учитывать только продажи. Без прихода и остатков не видно недостач: продажи растут, а сколько товара пропало, неизвестно.
• Записывать «потом». Продажи, отмеченные вечером по памяти, почти всегда расходятся с реальностью. Отмечайте операцию в момент, когда она происходит.
• Одна запись на несколько разных вещей. «Футболки, 10 шт.» без размеров и цветов не помогут понять, какая именно пропала. Чем конкретнее запись, тем полезнее учёт.
• Возвраты и перемещения без записи. Вещь вернулась на полку, а по учёту продана, или лежит в другом магазине, а числится здесь. На инвентаризации это выглядит как путаница.
• Нет кодов и этикеток. Без кода сверка превращается в угадывание по названию. С этикеткой одна вещь всегда одна запись.
• Нет регулярной сверки. Учёт без инвентаризации постепенно расходится с полкой, и цифрам перестают верить.
• Общий логин на всех. Если все продавцы работают под одной учётной записью, непонятно, кто что сделал. У каждого должен быть свой вход.

Учёт товаров для ИП и бухгалтерия

Учёт товаров для ИП, о котором эта статья, это управленческий учёт «для себя»: он помогает видеть остатки, продажи и недостачи. Он не заменяет бухгалтерию, налоговую отчётность и кассу.

Как вести учёт товаров в Смарт Торге

Смарт Торг это бесплатная программа учёта товаров для небольших магазинов: веб-кабинет и приложение для Android. Учёт в нём штучный: каждая вещь это отдельная позиция со своим кодом на этикетке. Так продажа, перемещение и инвентаризация видят каждую вещь отдельно. Все шесть операций из таблицы выше в нём есть:

• Приход. Товар добавляется сканированием этикетки или с кодом, который Смарт Торг сгенерирует сам. Затем печатается этикетка со штрихкодом Code128. Если товары уже ведутся в таблице, их можно загрузить из файла CSV.
• Остатки. У каждого товара видно, на каком складе или в каком магазине он лежит. На главной странице кабинета видно, сколько товаров на складах и на какую сумму по ценам продажи.
• Продажи и возвраты. Продавец сканирует этикетку камерой телефона, при скидке меняет цену и проводит продажу. Возврат возвращает вещь на склад, причину можно записать.
• Перемещения. Вещи сканируются списком, выбирается склад назначения, перемещение записывается в историю.
• Списания. Испорченный или потерянный товар администратор удаляет с причиной, например «брак». Удалённый товар остаётся в истории, и его можно восстановить.
• Сверка. Инвентаризация идёт камерой телефона и показывает, что не нашлось, что лежит не на своём складе и что числится проданным.

Сотрудники входят каждый под своей почтой, а у каждого товара есть история: кто и когда его добавил, продал, переместил или изменил цену. Подробнее о том, как устроены товары и коды, читайте в справке Товары, коды и этикетки, а обо всех возможностях для склада на странице Складской учёт.

Начать можно за вечер: зарегистрируйтесь в веб-кабинете по коду из письма, заведите склады и магазины, добавьте товары и скачайте приложение для Android, чтобы продавать и сверять остатки с телефона.