Как выбрать бесплатную программу для учёта товаров

• Сначала решите, что вам нужно
• Чек-лист выбора программы учёта
• Какой магазин: что важно в программе
• Когда нужна другая программа
• Кому подойдёт Смарт Торг, а кому нет
• Как проверить программу за один вечер

Сначала решите, что вам нужно

Система учёта товара в магазине отвечает на три вопроса: что лежит на полках, что продано и где ошибки. Всё остальное, от закупок до бухгалтерии, бывает нужно, а бывает лишним грузом. Прежде чем сравнивать программы, ответьте себе:

• Сколько у вас товаров и точек сейчас и сколько будет через год?
• Кто будет вносить товар и продавать: вы сами или сотрудники?
• Товар штучный (у каждой вещи своя бирка) или одинаковый в большом количестве, на вес, в разлив?
• Нужно ли пробивать кассовые чеки из этой же программы?
• Продаёте ли вы маркированный товар, алкоголь, через маркетплейсы?

Ответы сразу отсекают половину вариантов. Например, если вы продаёте пиво в разлив, вам нужна программа с ЕГАИС, и обсуждать удобство интерфейса до этого нет смысла.

Чек-лист выбора программы учёта

1. Что на самом деле бесплатно

Бесплатные программы для учёта товара и продаж обычно устроены одним из трёх способов:

• Пробный период. Все функции открыты на 7, 14 или 30 дней, потом нужно платить. Это не бесплатная программа, а демоверсия.
• Бесплатный тариф с ограничениями. Бесплатно до определённого числа товаров, точек, сотрудников или документов в месяц. Отчёты, выгрузка, приложение или вторая точка уже платно.
• Бесплатно целиком. Встречается реже. Тогда стоит понять, на чём держится сервис, и проверить, что данные можно забрать, если он закроется.

2. Облако или установка на компьютер

Для небольшого магазина облачная программа учёта обычно удобнее: не нужен отдельный компьютер, продажи видно из дома, а при второй точке ничего не нужно настраивать.

3. Работа с телефона вместо сканера и ТСД

Терминал сбора данных (ТСД) и стационарный сканер стоят денег, а в маленьком магазине простаивают большую часть дня. Программы на телефон для учёта товара читают штрихкоды камерой: этого хватает для продажи, приёмки, поиска и инвентаризации. Проверьте:

• есть ли приложение для вашего телефона (Android, iPhone) или только сайт;
• сканирует ли приложение камерой или требует внешний сканер;
• можно ли подключить обычный USB-сканер к компьютеру, если он уже есть.

4. Несколько точек и склад

Даже если точка одна, подумайте о подсобке или складе. Хорошая программа для учёта товара в магазине показывает, где лежит каждая вещь, переносит товар между точками и считает продажи по каждой отдельно. Проверьте, не стоит ли вторая точка денег на бесплатном тарифе.

5. Роли сотрудников

Продавцу нужны продажи, возвраты и поиск товара. Удалять товары, менять цены задним числом и видеть всю выручку ему не обязательно. Ищите программу, где у каждого сотрудника свой вход и свои права, а уволенному можно закрыть доступ одной кнопкой, не меняя общий пароль.

6. История изменений

Когда после инвентаризации не хватает вещи, первый вопрос: кто её продал или переместил. Если программа записывает каждое действие с датой и именем сотрудника, ответ находится за минуту. Без истории остаётся гадать.

7. Импорт и выгрузка: не попасть в «ловушку»

Самый недооценённый пункт. Внести в программу 500 товаров вручную это несколько дней работы. А если программа не умеет выгружать данные, уйти из неё можно только с потерей всей истории. Проверьте до начала работы:

• можно ли загрузить товары из Excel или файла CSV;
• можно ли выгрузить список товаров и продажи обратно в файл, причём на бесплатном тарифе;
• открывается ли выгрузка в Excel без конвертеров.

8. Где хранятся данные

Узнайте, в какой стране стоят серверы, кто имеет доступ к вашим данным и можно ли удалить аккаунт вместе со всем учётом. Для облачной программы это вопрос и надёжности, и закона о персональных данных, если вы храните данные сотрудников.

9. Касса, маркировка, ЕГАИС

Если вы обязаны пробивать чеки, продаёте маркированный товар или алкоголь, программа должна уметь работать с онлайн-кассой, «Честным знаком» или ЕГАИС. Простая товароучётная программа этого не делает. Подробнее в разделе когда нужна другая программа.

Какой магазин: что важно в программе

Когда нужна другая программа или дополнение к кассе

Товароучётная программа для розничной торговли бывает двух видов. Первый: кассовая программа, где учёт товаров встроен в кассу. Второй: отдельный учёт товаров, который ведут рядом с кассой или вовсе без неё. Вам нужен первый вид, если:

• Нужно пробивать кассовые чеки из той же программы, в которой ведёте остатки.
• Товар маркированный (обувь, одежда некоторых видов, духи, молочная продукция и другие группы): нужна работа с «Честным знаком».
• Продаёте алкоголь: нужна ЕГАИС.
• Продаёте на вес или в большом количестве одинаковых единиц: нужен учёт по количеству, а не по штукам с этикеткой.
• Торгуете на маркетплейсах: нужен обмен остатками с площадками.

Если касса у вас уже есть, сначала посмотрите, нет ли учёта товаров в её программе: иногда этого хватает. Отдельная программа учёта нужна там, где кассовой не хватает простоты, телефона вместо сканера или нормальной инвентаризации.

Кому подойдёт Смарт Торг, а кому нет

Смарт Торг это бесплатная программа учёта товара для небольших магазинов: веб-кабинет и приложение для Android. Тарифов, пробного периода и платных функций нет. Честно о том, кому он подходит.

Подойдёт

• Штучный товарКаждая вещь это отдельная позиция со своим кодом на этикетке. Продажа, перемещение и инвентаризация видят каждую вещь.
• Небольшие магазины одежды, аксессуаров, подарковПодробнее о работе с одеждой: учёт в магазине одежды.
• Несколько точек и складОбщая база, перемещения между точками, отчёт о продажах по каждому магазину.
• Телефон вместо сканераПриложение читает штрихкоды камерой. За компьютером работает USB-сканер.
• Сотрудники с разными правамиАдминистратор и продавец, у каждого свой вход по коду из почты, история показывает, кто что сделал.
• Нет этикетокСмарт Торг генерирует коды и печатает этикетки на A4 или термопринтере.

Не подойдёт

• Нужен кассовый чек. Смарт Торг не работает с онлайн-кассой и не пробивает чеки. Если касса обязательна, учёт в Смарт Торге можно вести только рядом с ней.
• Маркированный товар. Работы с «Честным знаком» нет.
• Алкоголь. ЕГАИС нет.
• Весовой товар. Учёта по весу нет.
• Много одинаковых позиций по количеству. Учёт штучный: десять одинаковых футболок это десять вещей со своими кодами, а не одна строка «10 штук». Для продуктов или канцтоваров это неудобно.
• Маркетплейсы и 1С. Интеграций нет.
• Закупки и бухгалтерия. Заказов поставщикам и бухгалтерских документов в Смарт Торге нет.
• Только iPhone. Приложение есть только для Android. На iPhone можно работать в веб-кабинете через браузер, но сканирования камерой там нет: код вводится вручную.

Что ещё стоит знать

• Товары загружаются из файла CSV, список товаров и отчёт о продажах выгружаются в CSV для Excel: ваши данные не заперты. Как это сделать, описано в справке.
• У каждого товара есть история: кто добавил, продал, переместил, изменил цену.
• Данные хранятся на серверах в России, аккаунт со всеми данными удаляется в настройках.
• Схема работы проверена в реальной сети магазинов с 2021 года.

Все функции по разделам собраны на странице возможностей.

Как проверить программу за один вечер

Описания на сайтах похожи, поэтому лучший способ выбрать программу для магазина бесплатно и без ошибки: попробовать её на своём товаре.

1. Зарегистрируйтесь и внесите от 10 до 20 настоящих товаров, лучше разных: дорогие, дешёвые, похожие друг на друга.
2. Проведите продажу с телефона и с компьютера, затем оформите возврат. Посмотрите, сколько нажатий это занимает.
3. Пригласите сотрудника и проверьте, что он видит и чего не видит.
4. Сделайте пробную инвентаризацию: отсканируйте внесённые товары, один нарочно пропустите и посмотрите, как программа покажет расхождения. Как провести настоящую, читайте в статье как провести инвентаризацию в магазине.
5. Выгрузите данные в файл и откройте в Excel. Если выгрузки нет или она платная, это повод задуматься.

Если пока вы ведёте учёт в Excel, сравните с программой честно: в статье таблица учёта товаров разобрано, когда таблицы хватает, а когда её уже мало.